Partager des fichiers
Comment partager des documents avec Liiibre ?
Nextcloud permet de partager les documents de diverses façons qui couvrent les besoins usuels. Ces fonctionnalités sont accessibles dans l’onglet “Partage” du volet latéral de droite.
Pour faire apparaître le volet de droite, sur la ligne d’un document, cliquez sur l’icône de partage, qui peut être :
- par défaut : le symbole de partage classique ;
- l’image de profil de la personne qui a partagé le document, le cas échéant ;
- le symbole du chaînon 🔗️ si un lien de partage public a été créé.
Partage en interne
Partager avec des collègues
Dans l’onglet “Partage”, tapez dans le champ texte le nom de l’utilisateur-ice à qui vous souhaitez partager le document, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Il est également possible de mentionner un groupe d’utilisateurs-ices. On reconnaît les groupes par l’icône de groupe 👥️ qui apparaît à leur droite.
Paramètrer et annuler un partage en interne
Une fois la personne ajoutée, vous pouvez personnaliser le type de partage en cliquant sur ... :
- Autoriser la modification accorde le droit d’écriture sur le document. Décochez-le pour partager en lecture seule.
- Autoriser le repartage permet à la personne cible de partager à son tour le document.
- Définir une date d’expiration permet de ne partager le document qu’un certain laps de temps.
- Ne plus partager annule le partage avec la personne ou le groupe.
Renommer mon fichier partagé ?
Si vous renommez un fichier (ou un dossier) que vous avez partagé avec d’autres personnes, ces dernières ne verront pas le nouveau nom. Ce n’est pas un bug : c’est le fonctionnement voulu par Nextcloud. En effet, Nextcloud considère que chaque personne gère ses fichiers partagés de manière souveraine sans affecter les autres.
Néanmoins cela peut surprendre ! Une solution pour pallier ceci est d’annuler le partage, de renommer l’élément puis de le repartager.
Une longue discussion à ce sujet🇬🇧️ est ouverte si le sujet vous intéresse.
Partage avec l’extérieur
Pour que quiconque ait accès au document, sans nécessairement être identifié sur Liiibre, vous pouvez créer un lien de partage.
Il ne vous reste plus qu’à transmettre ce lien aux personnes concernées pour qu’elles y aient accès.
Définir les paramètres d’un partage avec l’extérieur et l’annuler
Une fois le lien de partage créé, vous pouvez personnaliser le type de partage en cliquant sur ... :
- “Autoriser la modification” accorde un droit en écriture à toute personne disposant du lien (soyez prudent-e-s). Les utilisateurs non-identifié-es seront invités à entrer un nom pour effectuer des modifications.
- “Masquer le téléchargement” empêche la personne de télécharger le document : elle ne pourra que le visualiser.
- “Protéger par un mot de passe” est utile pour partager un document avec des personnes non-authentifiées, tout en protégeant le document du tout-venant.
- “Définir une date d’expiration” permet de ne partager l’élément que sur une durée limitée.
- “Ne plus partager” annule le partage public.
Créer plusieurs liens
Vous pouvez créer plusieurs liens de partage avec des paramètres de partage différents pour différents usages. Pour cela, cliquez sur ... puis Ajouter un autre lien.
Pour différencier les liens, vous pouvez leur ajouter une étiquette.
Lien interne VS lien public
On l’a vu, il est possible de partager un document :
- en interne ;
- vers l’extérieur de l’organisation via un lien public.
Le partage en interne ne requiert donc pas un lien de partage : la personne ciblée voit apparaître directement dans son interface les éléments partagés. Cependant, pour référencer un document dans un message (mail, chat, etc.) entre utilisateurs-ices identifié-es, il est possible de copier un lien interne.
Gérer ce qu’on me partage
Lorsque quelqu’un partage un document (ou un dossier) en interne avec vous, de votre côté, il se passe deux choses :
- vous recevez une notification Nextcloud ;
- Le document apparaît à la racine de votre application Fichiers.
Peut-être que ça ne vous convient pas que ce fichier (ou dossier) soit directement à la racine ? Dans ce cas, vous pouvez tout à fait le déplacer dans un dossier personnel, ça n’affectera en rien le partage.
Vous pouvez également le renommer, ce qui n’aura d’effet que pour vous : si on vous a partagé le document bilan compta.xlsx et que pour une question d’organisation personnelle, vous préférez le renommer en un plus explicite bilan compta 2021 service XXX, le fichier n’apparaîtra ainsi qu’à vos yeux, et restera bilan compta.xlsx pour les autres.
N’oubliez pas qu’il est beaucoup plus pratique de travailler avec des dossiers partagés à l’échelle d’une équipe, à l’intérieur desquels tous les documents héritent du partage. Dans ce cas, si vous renommez un document dans le dossier partagé, le renommage sera effectif pour tout le monde.
Dans la prochaine fiche, nous verrons comment synchroniser nos documents sur notre ordinateur.