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Créer un dossier de travail pour un groupe
En soi, tout membre peut créer un dossier puis le partager avec un groupe. Ici nous allons décrire plus spécifiquement la méthode que nous recommandons lorsqu’on souhaite créer des dossiers collectifs plus “structurants” pour son organisation tels que “bureau”, “compta” ou “communication” par exemple.
Pourquoi est-ce différent ? Rappelons que lorsqu’on partage un élément au sein de nuage, que ce soit un fichier, un dossier, un calendrier… la propriété de cet élément reste liée au compte qui l’a créé en premier. Si la personne qui a créé ces éléments quitte un jour l’organisation et demande à supprimer son compte, c’est alors tous les éléments dont son compte a la propriété qui seront supprimés avec. Il existe une méthode pour transférer la propriété d’un élément à un autre compte mais plutôt que d’attendre que cela arrive il existe une autre voie qui permet de partir du bon pied dés le départ.
Pré-requis
- Vous devez avoir déjà créé le groupe auquel vous allez donner accès à ce dossier de travail.
- Avoir un compte “neutre” (générique) qui porte le nom de votre organisation par exemple. Nous conseillons d’ailleurs que ce soit le compte à partir duquel vous administrez votre instance. cf. Créer un compte
- Ajouter ce compte “neutre” dans le groupe auquel vous allez donner accès à ce dossier de travail.
Procédure
- Connectez-vous à votre nuage avec le compte “neutre” cité plus haut.
- Créez un dossier
- Ouvrez le volet de partage (1) du dossier, cherchez le groupe de votre choix en tapant son intitulé dans la case prévue à cet effet (2) puis sélectionnez-le (3). (Dans notre exemple il se nomme “ih-core”)
Observez que nous avons entouré en rouge une icône en face de “ih-core”. Sa présence indique que nous sommes bien en train de partager ce dossier avec un groupe et non un membre.
Note: Le groupe que vous cherchez n’apparaît pas dans les possibilités de partage ? Assurez-vous que votre compte fait bien partie du groupe en question. Tentez également de vous déconnecter puis vous reconnecter. Si le problème persiste, contactez le support
- Ajustez ou vérifiez les permissions accordées aux personnes membres de ce groupe concernant le contenu de ce dossier en cliquant sur les “…” en face de l’intitulé du groupe puis en activant/désactivant ce qui vous convient.
Et voilà ! Dans notre exemple nous avons donc créé un dossier “Communication” qui sera accessible à toutes les personnes membres du groupe “ih-core”. Celles-ci pourront modifier son contenu, y créer de nouveaux éléments, en supprimer et les repartager. Enfin, comme nous avons créé ce dossier avec notre compte “neutre”, ce dossier est pérenne puisqu’à priori il n’y a aucune raison que vous ne supprimiez ce compte qui en est propriétaire.
NB : Sachez que vous pouvez librement partager ce même dossier avec d’autres groupes suivant des modalités de permissions différentes si vous le souhaitez. Il suffit de reprendre les étapes 3 et 4 avec un autre groupe. Et ça marche aussi avec des personnes.
⚠️ Point de vigilance: Comme pour tout partage sur le nuage, gardez bien en tête que les permissions se transmettent aux éléments contenus dans le dossier partagé. Un sous-dossier héritera donc des réglages de partage et permissions alloués au dossier parent.