Paramétrer l'application
Préparer la prise de rendez-vous
Avant toute chose, vous devez paramétrer Rendez-vous pour définir vos pages publiques et quelques autres options.
Pages publiques
Une page publique est une page web sur laquelle vos demandeurs vont pouvoir prendre rendez-vous avec vous sur des créneaux prédéfinis.
Pour paramétrer votre page publique, allez dans la colonne de gauche, sur Informations sur l’utilisateur, puis sur la page concernée (de base il n’y a qu’une seule page, “Page publique”). Vous allez pouvoir décider de ce que vos demandeurs voient, avec l’aperçu à droite.
Page principale
Cette page existe par défaut. Elle est paramétrable ainsi :
- Nom : le titre du formulaire visible
- Adresse e-mail : l’adresse sur laquelle vous recevrez vos notifications de rendez-vous.
- Attention : elle sera utilisée sur toutes les pages publiques que vous créez et pas seulement celle-ci.
- Localisation : lieu du rendez-vous (lieu physique ou adresse de visioconférence)
- Téléphone : (optionnel) votre numéro de téléphone
- Paramètres avancés : (optionnel) vous pouvez spécifier une URL où votre demandeur sera redirigé après avoir validé le formulaire.
Pages supplémentaires
Vous voulez peut-être configurer plusieurs pages. Par exemple, vous avez 3 salles dont vous souhaitez gérer le planning d’occupation. Il vous faut donc un agenda par salle.
Pour créer une nouvelle page publique, rendez-vous dans la colonne de gauche, cliquez sur les ... de la page publique principale puis sur “Ajouter une nouvelle page”. Vous pouvez ensuite personnaliser son nom en cliquant sur ... > New page.
Le principe est le même que pour la première page publique, dont sont hérités les paramètres, à ceci près que Nom, Localisation et Téléphone peuvent être changés, mais pas Email.
Renommer une page fonctionne aussi sur la page principale, vous pouvez donc renommer tous vos formulaires en, par exemple, “Salle 1”, “Salle 2”, “Salle 3”…
Autres éléments de personnalisation
Rendez-vous dans Paramètres puis Personnaliser la page publique pour trouver des élements de personnalisation supplémentaires. Ces éléments s’appliqueront à toutes vos pages publiques.
- Titre du formulaire : ce qui apparaît juste au dessus de “Date et heure” en dessous du nom de la page.
- Afficher vos prochains RDV : choisissez la période maximale affichée au demandeur. Ceci permet de remplir son agenda de créneaux sur une longue période sans que des gens puissent prendre rendez-vous pour dans trop longtemps.
Autres paramètres
Vous avez terminé l’essentiel du paramétrage. Voici les autres paramètres qui vous permettent d’aller plus loin.
Emails automatiques
Pour paramétrer les emails, rendez-vous dans Paramètres puis Paramètres de messagerie. Ces paramètres s’appliquent pour toutes les pages.
- joindre un fichier
.ics: si cette case est cochée, la personne reçoit en pièce jointe un évènement qu’elle peut ajouter dans son propre agenda. - Envoyer un email au participant en cas de modification ou de suppression de l’évènement : à cocher selon son besoin (mais c’est plutôt une bonne pratique).
- Me prévenir par email : à cocher selon son besoin et le risque de création des événements pour ne pas risquer la surcharge de notification.
- Ignorer l’étape de vérification de l’email : permet d’envoyer directement le mail de confirmation de rendez-vous : permet donc une fluidité si on a plusieurs RDV à prendre ou si on veut simplifier le parcours. En contrepartie, si la personne s’est trompé dans l’adresse mail, elle ne recevra pas l’email (mais elle est avertie au moment de la prise de rendez-vous qu’elle doit en recevoir un).
Définir un rappel par email
Ces paramètres s’appliquent pour toutes les pages.
Rendez-vous dans Paramètres puis Rappels. Un seul rappel est configurable. On choisit combien de temps avant le rendez-vous le demandeur doit recevoir un email. On peut également ajouter un texte à cet email.
Paramètres avancés
Ces paramètres s’appliquent pour toutes les pages.
- délai d’exécution minimum : Cette option permet d’éviter la prise de rendez-vous de dernière minute que vous ne verriez pas à temps. En choisissant une période, l’application n’affichera la possibilité de choisir que les créneaux qui seront disponibles au delà de cette durée minimale.
- Quand le participant annule : laisse 2 choix. Soit le créneau n’est plus disponible et le nom de la personne apparait comme barré, soit le créneau est alors libéré et il devient à nouveau disponible.