Définir les créneaux de rendez-vous
Quelles sont vos disponibilités ?
Une fois l’application paramétrée, vous pouvez définir les créneaux auxquels vous êtes disponibles pour des rendez-vous : allez dans la colonne de gauche sur Gérer les créneaux de rendez-vous puis cliquez sur la page publique qui vous intéresse.
Il existe trois Mode par créneau horaire qui permettent de définir les créneaux de différentes façons : hebdomadairement, manuellement, ou via un agenda externe.
Dans les trois cas, Rendez-vous se sert d’un agenda Nextcloud de votre choix pour enregistrer les rendez-vous pris par votre public. Il vous faut donc décider dans lequel de vos agendas vous voulez voir apparaître ces rendez-vous, et en créer un dédié le cas échéant.
Définir des créneaux à la semaine
Pour définir des créneaux fixes chaque semaine :
- sélectionnez le Mode par créneau horaire “Modèle hebdomadaire”.
- Sélectionnez ensuite un agenda de destination pour les rendez-vous : c’est dans cet agenda que les rendez-vous pris par les demandeurs se copieront. Si vous voulez un agenda dédié à cet usage, il vous faut donc au préalable le créer.
- Une fois l’agenda sélectionné, cliquez sur Appliquer, puis vous pouvez enfin Modifier le modèle pour définir vos créneaux de disponibilité.
Ajouter des créneaux au modèle hebdomadaire
- Pour chaque jour, cliquez sur
...puis écrivez le nombre de créneaux que vous souhaitez ajouter. - Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez leur durée et cliquez sur “Ajouter”.
- Les créneaux apparaissent. Vous pouvez les faire glisser-déposer pour les ajuster sur les horaires de votre choix.
- Une fois un jour défini, si vous souhaitez définir les mêmes créneaux pour le jour suivant, cliquez sur
...> “Copier vers le suivant”. Sinon, recommencez les étapes précédentes pour chaque jour. - Une fois terminé, cliquez sur “Enregistrer”.
Chevauchement de créneaux
Vous pouvez faire se chevaucher des créneaux. Par exemple : Vous pouvez mettre un créneau A à 8h (pour 2h ou 4h), un créneau B à 9h (pour 2h ou 4h) et un créneau C (de 2h ou 4h) à 10h.
- Quelqu’un peut choisir le créneau A de 8h pour 2h. Le créneau B disparait. Seul reste le créneau C disponible à 10h.
- Quelqu’un choisit le créneau B à 9h (pour 2h). Les créneaux A et C disparaissent.
- Quelqu’un choisit le créneau C de 10h (pour 2h). Le créneau B disparait. Le créneau A de 8h apparait toujours mais avec uniquement la possibilité de choisir un créneau de 2h (4h se chevaucherait avec le créneau C déjà choisi).
Supprimer des créneaux du modèle hebdomadaire
Pour modifier/supprimer un créneau créé, faites un clic droit sur le créneau. Vous pouvez alors enlever une durée du créneau ou modifier les durées, puis valider avec OK, ou supprimer le créneau en appuyant sur “delete”.
Définir des créneaux manuellement
Pour définir des créneaux personnalisés :
- Sélectionnez le Mode par créneau horaire “Simple”.
- Sélectionnez ensuite un Agenda principal pour les rendez-vous : c’est dans cet agenda que les rendez-vous pris par les demandeurs se copieront.
- Optionnellement, vous pouvez sélectionner un Agenda des rendez-vous confirmés pour différencier les rendez-vous pris des rendez-vous confirmés. Dans la plupart des cas, vous laisserez cette option à Utiliser l’agenda principal.
- Vous pouvez enfin Ajouter des créneaux de rendez-vous : sélectionnez une semaine dans le calendrier puis remplissez-la comme avec le modèle hebdomadaire.
- Une fois terminé, cliquez sur Ajouter à l’agenda.
Et voilà ! Vos créneaux sont définis pour la semaine sélectionnée. Réitérez l’opération en ajoutant de nouveaux créneaux de rendez-vous pour une autre semaine autant de fois que nécessaire. N’oubliez pas de remettre la page publique concernée en ligne !
Définir des créneaux à partir d’un agenda
Ce mode permet de ne plus passer par l’interface de l’application Rendez-vous pour définir des créneaux de disponibilité. A la place, on passe par l’application Agenda, voire par votre application de calendrier favorite si vous en avez synchronisé une.
Pour paramétrer cela :
- Sélectionnez le Mode par créneau horaire “Externe”.
- Sélectionnez un Agenda source (conseil : créez-en un dédié dans l’application Agenda et donnez-lui un nom explicite). C’est l’agenda sur lequel vous allez définir vos créneaux de disponibilité.
- Sélectionnez un Agenda de destination. C’est l’agenda où apparaîtrons vos rendez-vous pris.
- Cliquez sur Appliquer.
Voilà ! L’application Rendez-vous est connectée à vos agendas source et destination. Voyons maintenant comment ajouter des créneaux.
Ajouter des créneaux depuis l’agenda source
Depuis Nextcloud Agenda ou depuis votre application de calendrier, créez un évènement avec le champ “Afficher comme” = Libre.
Peu importe le nom de cet évènement ou tout autre paramètre. Cet évènement devient un créneau de disponibilité apparaissant directement sur la page publique.
Exemple depuis l’agenda Nextcloud
- Créer un évènement dans l’agenda nextcloud
- Sélectionnez l’agenda dédié aux créneaux et Afficher comme = Libre :
Le créneau apparaît dans votre page publique.
Astuce : pensez à copier-coller les évènements pour plus de commodité !